Reddition de compte au SACAIS et tenue des assemblées générales annuelles

[Mise à jour du 2 juillet 2020]

Le MTESS nous a pris par surprise en annonçant enfin un délai supplémentaire pour la reddition de compte dans le cadre du programme Promotion des droits pour les organismes des cohortes d’octobre et de décembre (reddition à soumettre habituellement avant le 1er octobre et avant le 1er décembre respectivement). Il s’agit d’une bonne nouvelle suite à nos revendications d’adaptation de la reddition de compte en lien avec la crise de la COVID-19.

Ainsi, les groupes des cohortes d’octobre et de décembre ont dû recevoir le 30 juin dernier un courriel du SACAIS concernant le formulaire 2020-2021, qui annonce le report du dépôt des documents de reddition de comptes requis dans le cadre du soutien en appui à la mission globale au plus tard le 31 décembre 2020. 

Formulaire 2020-2021

Vous devez soumettre votre formulaire en ligne avec toutes les pièces jointes au plus tard le 31 décembre 2020. Le formulaire est disponible dès maintenant, vous pouvez évidemment le soumettre dès que celui-ci est complet sans attendre décembre.

Documents à adopter par le CA dans le cadre de la demande/reddition de compte annuelle au SACAIS :
* résolution qui appuie la demande et désigne le signataire du protocole d’entente éventuel avec le SACAIS
* rapport financier du dernier exercice financier terminé;
* rapport d’activité du dernier exercice financier terminé;
* prévisions budgétaires pour l’année visée par la demande, indiquant les engagements du SACAIS, incluant le détail des contributions gouvernementales;
* plan d’action pour l’année visée par la demande.

Enjeu des versements

Pour les groupes de la cohorte d’octobre, le second versement annuel sera effectué automatiquement en octobre 2020.
Pour les groupes de la cohorte de décembre, le second versement annuel sera effectué automatiquement en décembre 2020.

Enjeu des AGA

Vous devez tenir votre AGA, en présentiel ou en virtuel, avant le 31 décembre 2020. Évidemment, elle doit être organisée dans le respect des consignes sanitaires gouvernementales  (qui évoluent constamment). 
De plus, vous devez respecter les orientations émises par le ministère des Finances du Québec dans son communiqué du 29 mai 202 (voir les détails à la fin de notre info-lettre du 1er juin).
Texte du communiqué nous concernant : «Si l’assemblée annuelle est tenue plus de quatre mois après la fin de l’exercice financier, le conseil d’administration s’acquitte valablement de ses obligations en présentant aux membres, en plus du bilan annuel, un bilan intérimaire à une date se situant moins de quatre mois avant celle de l’assemblée»

Concrètement, cela implique que si vous ne pouvez pas respecter les délais habituels pour tenir votre AGA, vous devrez fournir à vos membres un rapport financier officiel à la fin de la dernière année financière comme d’habitude ET un bilan financier intérimaire pour la période additionnelle. Ce bilan financier intérimaire peut être préparé à l’interne

Voici un exemple:
Pour les groupes dont l’année financière se termine le 31 mars, si l’AGA a lieu en décembre 2020, il faut fournir aux membres un rapport financier vérifié au 31 mars 2020 ET un bilan financier interne du 1er avril au 31 août 2020 minimum (AGA – 4 mois).

Enjeu des surplus

Concernant la mention à l’article 2.7 des protocoles d’entente à la fin du message envoyé par le SACAIS, celui-ci est obligé d’écrire ce genre de paragraphe afin de se conformer aux règles en vigueur. Cependant, les situations amenant à une coupure des subventions demeurent extrêmement rares et concernent des cas exceptionnels.

Le SACAIS comprend bien que les années 2019-2020 et 2020-2021 vont être très inhabituelles en raison de l’importance des rehaussements reçus par plusieurs groupes et en raison des conséquences de la crise de la COVID-19 sur les activités. Ainsi, votre organisme pourrait se retrouver avec des surplus non affectés dépassant la limite autorisée de 50% de ses dépenses totales.

En cas de surplus trop important, habituellement votre CA doit affecter une partie de ces fonds dans des dépenses ponctuelles non récurrentes (autres que vos dépenses courantes), par exemples l’organisation d’un événement spécial, la refonte de votre site web, le renouvellement de votre parc informatique, voire un projet spécial et non récurrent qui nécessite l’embauche temporaire d’une personne chargée de projet. De plus, ces affections doivent être réalisables dans un horizon de 5 ans, c’est-à-dire que le projet, pour lequel vous affectez des fonds, doit se faire dans les 5 prochaines années. Si au terme de ces 5 ans, le projet ne s’est pas concrétisé, il sera possible de produire une résolution de votre conseil d’administration expliquant la non dépense éventuelle et formalisant la désaffectation des fonds. À ce moment, le montant reviendra dans votre actif net non affecté et la règle du 50% s’appliquera.

Par contre, exceptionnellement cette année, si vous n’êtes pas en mesure d’affecter des fonds en raison d’impondérables hors de votre contrôle (versement tardif, crise sanitaire, etc.), vous pouvez aussi décider de ne pas affecter les fonds dépassant le 50% et justifier la situation auprès du SACAIS. 

Si un groupe n’a pas d’idée précise pour une affectation, s’il a besoin de temps pour réfléchir avec son CA et ses membres pour les affecter de façon « intelligente », le SACAIS demande de les prévenir des démarches qui seront menées pour y arriver, par exemple entamer une planification stratégique ou organiser une journée de réflexion avec ses membres. Or, avec les grandes incertitudes liées à la crise sanitaire, il est clair pour le SACAIS qu’il va être encore plus difficile pour les groupes de se réunir pour prévoir l’affectation de leurs surplus.

Dans la mesure où l’organisme justifiera cette situation, le SACAIS nous a assuré qu’il y aura une gestion particulière des surplus accumulés.
ATTENTION
 votre justification auprès du SACAIS d’un surplus trop élevé doit indiquer la date à laquelle le sujet a été traité par votre CA. Par exemple: «Lors de la rencontre [en personne, téléphonique ou virtuelle] du CA du jour mois année, étant donné l’arrivée tardive des fonds et les incertitudes liées à la crise sanitaire, les membres du CA ont considéré qu’elles n’étaient pas en mesure exceptionnellement de procéder à une affectation des surplus existants pour l’année 2019-2020»

La décision sur les surplus doit être prise par votre CA (affectation ou non affectation). L’extrait du procès-verbal ou une résolution pourraient vous être demandés comme complément de justification par le SACAIS. 

RAPPEL : Nouvelles normes pour le rapport financier (suite à la signature de l’avenant)

  • Le rapport financier devra prendre la forme d’un rapport de l’auditeur indépendant (audit) lorsque les sommes versées par le gouvernement du Québec (ses ministères et organismes publics et parapublics) sont équivalentes ou supérieures à 150 000 $
  • Le rapport financier devra indiquer les détails des contributions gouvernementales, incluant les contributions des entités municipales, en distinguant les sommes reçues en appui à la mission globale, à des activités spécifiques ou à des projets ponctuels.

Pour toute information, question ou précision supplémentaire, les groupes en DCD peuvent contacter le conseiller ou la conseillère responsable de leur dossier au SACAIS. ATTENTION il faut les contacter par courriel. Si vous ne connaissez pas celui de votre conseiller ou conseillère, vous pouvez utiliser: sacais.soutienfinancier@mtess.gouv.qc.ca